Comment trouver un sponsor (parrain) pour financer un projet sportif ?
Une opération de parrainage consiste pour un particulier ou pour une entreprise à apporter un soutien matériel (produit, service, main d’oeuvre) ou financier à une association loi 1901 ou à une manifestation particulière. Contrairement au mécénat, le sponsoring doit obligatoirement avoir une contrepartie pour le sponsor.
Quelle est la différence entre le mécénat et le parrainage ?
Leur nature juridique distincte a plusieurs conséquences. Les sommes versées au titre du mécénat sont considérées comme un don et permettent donc l’octroi au mécène d’un reçu fiscal ouvrant à réduction d’impôt. A l’inverse, les sommes versées au titre du parrainage, considérées comme une prestation publicitaire, imposent à l’association l’édition d’une facture.
Pour des raisons de protection de la santé publiques, sont interdites les opérations de parrainage pratiquées par les producteurs, les distributeurs ou fabricants de produits alcooliques ou de tabac, le mécénat restant lui autorisé mais dans des conditions très restrictives :
- pour le tabac, il ne faut pas faire apparaître le nom du mécène ;
- pour l’alcool, il est seulement possible de faire connaître le mécène par des mentions écrites sur les documents diffusés à l’occasion de l’opération.
Construire son dossier de sponsoring
Rechercher ce qui peut être sponsorisé
Contrairement au mécénat, le sponsoring doit permettre au sponsor de retirer un bénéfice direct ou un surcroît de notoriété de l’opération. Ce qui nécessite de définir au mieux ce qui peut être sponsorisé. Le sponsoring d’événement se révèle le moins risqué en termes d’image, un événement ayant peu de chances de mal se dérouler. L’inconvénient c’est que l’événement n’a généralement qu’un faible impact sur l’image du sponsor. Ce type de sponsoring convient particulièrement aux grandes sociétés.
Le sponsoring d’un club sportif ou d’une association culturelle est le sponsoring le plus risqué pour le sponsor mais aussi celui ayant le plus gros potentiel. Si l’association sponsorisée obtient de bon résultats ou remporte des prix, le public sera sensibilisé à l’image du partenaire qui pourra augmenter. A l’inverse, en cas d’une suite de défaites, l’image de l’association et du sponsor risquent de se confondre.
Contrairement à ce que l’on pourrait croire, les sponsors ont peu d’intérêt à sponsoriser de grands clubs, celui-ci possédant généralement plusieurs sponsors dont l’image finit par être noyée par les autres. Un petit club qui ne progresse pas ne présente pas non plus d’intérêt pour les sponsors. Toutes les entreprises peuvent se lancer dans ce type de sponsoring (entreprise locale, régionale, nationale voire internationale). Le sponsoring d’un lieu sportif (par exemple, le stade de France) est également possible. Le sponsoring est voué à s’étaler sur une certaine durée et est réservé aux entreprises de grande taille.
Le premier contact
Présentation d’un projet ponctuel
Nom, lieu, date et logo :
Caractère de l’événement : culturel, sportif, humanitaire, social, aventure, exploit, record, patrimoine, scientifique…
Qui y participe ?
Combien y participe, d’où viennent-ils ?
Qui y assistera, qui sont-ils (n’importe qui, des sportifs, des scientifiques, des jeunes, des personnes âgées, des pratiquants d’un sport précis…)?
Présentation d’un projet continu
Descriptif complet de la saison avec toutes les manifestations (dates, lieux, niveaux)
Nombre de participants (qui sont-ils, d’où viennent-ils, quel est leur niveau)
Nombre de spectateurs (qui sont-ils, d’où viennent-ils)
Plan de communication
Description de la campagne de promotion : affiches, dépliants, tickets, spots TV ou radio… Précisez aussi quelle quantité.
Quels médias seront là (TV, presse spécialisée ou pas, aadio…) ?
– si TV, précisez le nombre de passages ;
– si presse spécialisée, précisez le nombre de passages prévus, le nombre de pages qui vont être consacrées au projet, le nombre et le type de lectorat. Vous obtiendrez ces renseignements en contactant directement le journal.
Un dossier de presse est-il réalisé ?
La couverture est-elle locale, nationale, européenne ou mondiale ? Dans le cas d’un événement qui revient ponctuellement, joignez à votre dossier les coupures de presse ou les enregistrements des passages médias.
Les retombées économiques pour les anciens sponsors (si vous les avez)
- Lors du premier contact avec vos sponsors potentiels, vous devez leur présenter un dossier comprenant :
- Une présentation brève et précise de l’association. Identité de votre association
Nom de votre association: ……………….
Sigle : ……………….
Adresse de son siège social : ……………….
Code postal : ………………. Commune : ……………….
Téléphone : ………………. Télécopie : ……………….
Mail : ………………. Responsable de l’association et de la personne chargée du dossier
Le représentant légal : ……………….
(le président ou la personne désignée par les statuts)……………….
Nom :
Prénom :
Qualité : ……………….
Mail : ……………….
La personne chargée du dossier au sein de l’association ……………….
Nom : ……………….
Prénom : ………………..
Mail : ………………. Structures associatives avec lesquelles vous êtes lié
(un organigramme peut être joint pour décrire ces relations) Éléments structurants de l’association
Note d’ordre historique, valeurs de l’association, cohérence entre ses activités traditionnelles et l’action nouvelle envisagée, cohérence entre les savoir-faire du responsable et les capacités nécessaires au développement du projet, lien avec d’autres associations, appartenance à un réseau régional… Renseignements d’ordre administratif et juridique
Date de déclaration en Préfecture et de publication au Journal Officiel.
Objet de l’association.
Si l’association dispose d’un ou plusieurs agréments administratifs, précisez le(s)quel(s) :
(type d’agréments, attribué(s) par…, en date du …)
Si l’association est reconnue d’utilité publique, précisez la date.
Si l’association dispose d’un commissaire aux comptes et d’un expert-comptable, précisez leurs coordonnées.
Indiquez la composition du bureau et du conseil d’administration. Renseignements concernant le fonctionnement de l’association
Décrivez le projet associatif de valeurs, de métiers, d’ambitions, de champs d’activités…
– description précise de l’activité avec photos et historique,
– CV et photo de toute l’équipe participant au projet,
– nombre de bénévoles, de volontaires,
– salariés en CDI (dont temps partiels),
– nombre et nature des contrats aidés. - Des informations sur le projet à financer. Un projet peut être ponctuel ou continu. Le projet ponctuel correspond à une manifestation exceptionnelle alors que le projet continu se déroule sur une saison (généralement sport de haut niveau peu médiatisé).
- Un plan de communication. C’est l’une des parties à laquelle votre sponsor prêtera la plus grande attention.
- Un budget prévisionnel. Indiquez votre budget recettes-dépenses. Il doit être équilibré et le plus réaliste possible.
C’est aussi ici que vous pourrez indiquer les tarifs des insertions publicitaires dans vos supports en précisant bien ce qu’englobe chaque prestation. Tous vos prix doivent s’entendre TTC car en principe l’association n’est pas assujettie à la TVA. - Une proposition. C’est la partie la plus importante pour les sponsors. Elle doit donc être la plus claire, la plus inventive et la plus attrayante possible. Commencez par énumérer les montants recherchés en sponsoring puis les différentes possibilités de retombées que vous pouvez offrir. Les propositions doivent rester adaptables en fonction de l’interlocuteur et l’association rester ouverte à toutes propositions. Où le sponsor apparaîtra-t-il, quelle taille, comment ?
– Logo ou espace réservé au sponsor sur tous les documents promotionnels : affiches, dépliants, invitations, tickets d’entrée, CD-ROM, site internet, catalogue, programme, journal ou autre publication, avec le nombre d’exemplaires distribués.
– Logo sur les annonces publicitaire (Web, radio ou TV).
– Association du sponsor à la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la conférence de presse, mention dans le communiqué de presse et le dossier de presse.
– Présence sur les lieux (panneau, banderole, stand…)
– Présence à l’inauguration : prise de parole Pourra-t-il utiliser l’événement sponsorisé pour sa communication ?Communication interne
– Articles et photos dans les publications de l’entreprise
– Entrées gratuites pour le personnel
– Participation à l’une ou l’autre activité
– Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet
Communication externe
– Autorisation pour le sponsor d’utiliser dans sa communication le logo du » culturel »
– Cadeau d’entreprise
– Catalogue, ouvrage d’art, objet de merchandising ou CD-ROM gratuits et/ou à prix préférentiels Obtiendra-t-il des avantages particuliers en matière de relations publiques ?Visites guidées, nocturnes, mise à disposition de salles de réception pour les invités du sponsor.
Invitations au vernissage ou autres événements officiels. Sera-t-il seul ou au milieu d’autres sponsor ? Quelles retombées aura-t-il ? - Une annexe. N’oubliez pas de joindre en annexe : catalogues, revues de presse ; CV des acteurs du projet ainsi que le programme du projet, les projets de documents promotionnels, des photos…
Conclure une convention de sponsoring
Il est préférable mais pas obligatoire de conclure une convention afin de délimiter les contours du contrat. La convention doit faire apparaître l’identité des signataires, l’objet, la définition du projet, les obligations de chacun des signataires (dont le montant du don et ses échéances de versement), la durée de la convention, l’assurance, la résiliation en cas de non-respect des engagements, la résolution des litiges, etc.
Dans l’éventualité d’un contrôle fiscal, il vous faudra conserver l’ensemble des pièces justificatives (convention, pièces comptables…).
Nos conseils
Pour séduire vos sponsors, inventez des moyens de communication originaux (déguisements lors de la distribution de flyers, ballons, stands de pré-vente…). Veillez à personnaliser le dossier en fonction de chacun des sponsors que vous contactez (apposition du logo du sponsor sur la couverture, éléments sur sa marque…) Dans tous les cas, évitez absolument :
- de mettre le RIB de votre association dans le dossier ;
- de comparer la proposition de votre sponsor potentiel avec celles que vous ont faites d’autres sponsors ;
- de harceler au téléphone votre sponsor potentiel.